NEWS UPDATE

Menu

Guest Salary Processing in SPARK

As part of implementation of Integrated Financial Management System (IFMS), it has been directed to produce salary bills processed in SPARK as per the order GO(P) No. 109/2016/FIN dt 29/07/2016 of the Kerala Finance Department for the employees on - temporary , contract and daily wages basis. The SPARK facilities have been set up. It is believed that this post would be used for bill processing of such kind of employees. The different stages involved in bill processing are given below.

1.Initialization of Head of Account
The first thing to be done is to add the Expenditure Head of Account of temporary staff in SPARK. The same – salary Head of Account of general permanent staff is sufficient here. But there may be difference in the last 6 digits. For instance, for the staff on daily wage basis in Higher Secondary Schools, 2202-02-109-86-00-01-01 is enough. For more clarifications regarding this, contact the treasury concerned.


2.Registration of Temporary Employees
Here the temporary staff details of our institution should be added one by one. For this click Register Temporary Employee in Accounts menu. Then a window for the entry of staff details would be there.
Name : Name should be same as that of in Aadhar and not as given in the certificates. Or Aadhar verification would not be successful. (In this field dot (.) is not allowed. Aadhar verification would not be rejected just for this reason. Eg: Staff name in Aadhar SUMESH. K can be given as SUMESH K ( no dot here). But this is acceptable . Other changes in name are not allowed.
Designation : select from Combo box
Date of Birth : enter as given in Aadhar
Gender : select it
Aadhar No : since it is linked to Aadhar data base , it should be done with care
Mobile No, Email id, Address - fill there
Boxes are there before address. Only one line can be filled in one box
Bank : select the back account of the staff from the Combo box. Bank account is mandatory.
Branch : select from Combo box. You should know the branch correctly before selecting it.
Account No : Enter bank account number correctly. Any discrepancy here will misdirect salary to other accounts.
Press the ‘Verify Aadhar’ button seen below.

If there is any mistake in Aadhar No or name or Date of birth, a message box will be displaying this. Try again with correct details. The message box seen below will appear if the details are correct.
Then press ‘Save’ button. With this, staff is added in the list above. An employee code also will be seen with it.
It is never possible to correct name, Aadhar No, date of birth etc. other details can be corrected as needed. Press ‘Update’ button after correction. Once the details of a staff are saved, press the ‘New Employee’ button to enter the next staff details.


3. Claim Entry
This is to prepare bill for the temporary staff on the basis of the days they worked. As the case of permanent staff salary, automatic calculation won’t occur here. It should be entered. The salary bill for the month of July in an institution where two staff work on temporary basis is given here as an example. The salary bill of the temporary employees can be processed only in the last working day of the month after calculating the number of their working days. Moreover, it is not possible to give a future date while doing claim entry. For example: select the month of July. For claim entry click the sub menu Claim Entry in the main menu – Accounts. Then the window would open.
Here select Pay and Allowances for Temporary Employees from the Combo box against Name of Claim.
Name of Treasury, Department, Office, DDO code will be filled automatically.
Period of Bill : here the month of salary bill to be processed be given. In the first box, give the beginning date of the month. (for eg: once 01/07/2016 is entered, the last date of month would appear soon after). Then select the ‘ Head of Account’ already created from the combo box against Expenditure Head of Account and against Salary Head of Account, give the head of account that we usually give for employees on temporary basis.Then in the rows in the window seen below, we should add the salary details of the staff. Monthly salary of each staff has to be calculated before doing this step.
When you click the combo box in the column, Emped in the row, name of all staff already registered here would be available. Select one from this. Then his / her name, designation, bank details etc. will be shown. Enter the month and year of salary bill. Sanction order is the number of the proceedings, recognized/ accepted by this bill. Then give the date of sanction order.
Then fill income tax, EPF (Employee Contribution), EPF (Employer Contribution), pro. tax etc. whichever is applicable only. In the next column - Net Amount Payabale, the salary amount to be given to the employee in this month be entered. After this, click the insert link seen below. The same method be followed for other employee salary processing.


4.Claim Approval
The claim entry done in the previous step is approved in this step. For this click Claim Approval in Accounts Menu. Then already created claim will be listed on the screen for claim approval and click the ‘select’ link on the left side.
The screen below will display the staff salary details list. Two buttons – Approve and Reject would be seen just below. Press the ‘Approve’ button.



5. Make Bill from Approval Claims
Click the bills >> Make Bills from Approved claims in the Accounts Menu for generating bill. Then in the left side of the following window, select DDO code and Nature of Claim etc. Approved claim will be listed then. Click the link ‘select’ on the left side. Staff list will be there in the claim below.

Click Make bill seen just below it. It would be followed by bill generated confirmation message with bill number marked on it. As the bill is generated, the ‘print’ button will be shown in the window below. A click on it will open the bill in PDF file. Take a print out of this.


6. E Submission of Bill
The generated bill can be e-submitted. To e-submit the bill, click Bills >> E submit Bill in Accounts menu. The bill generated will be seen then. If you click the Select link on the right side, the bill details can be seen on the right side. After confirmation of the bill to be e-submitted only, the Approve and Submit button below be clicked. It is to be noted that e-submitted bills can’t cancelled. We will have to visit the treasury to cancel the e-submitted bill. Hence, while experimenting this new method, avoid this step.

7. Annexure to Bill
Along with the bill , a bank statement also has to be submitted. It can be printed out from SPARK itself. Visit the link Bills >> view prepared contigent bills in Accounts menu for this. When DDO code, month and year, Nature of Claims etc are entered in the following window, claim Bill would appear. Now that you click the button ‘Generate Bank Statement’ seen below an excel file would open. Print out of it is sufficient.
It should be accompanied by the usual procedure of attaching the principal’s proceedings.

8. Cancel processed Guest Bill
As in the case of other bills, here also, to cancel the e-submitted bill, e-submission has to be cancelled from the treasury. Unless e-submission is done, the processed bills can be cancelled at any time. At first, to cancel the generated bills, visit Accounts >> Bills >> Cancel Bill. Then mark –tick, against the generated bill and Press the ‘cancel’ button. Claim Entry can also be deleted after this. Click Claim Entry in Accounts menu. It should have listed the claim entry we generated. Click the Select link against this. The claim entry staff details would be shown then. Scroll the window to the extreme down to find Delete Claim button. If you press here, the claim entry will be deleted.  Click the below link for Guest Salary Processing in SPARK help file
Downloads
Guest Salary Processing in SPARK-Help file by Alrahiman

Share This:

Advertisement

We need you to spread education. Join this effort to contribute, to learn or just to share your knowledge. For more details, please follow the link Share Your Knowledge.

59 comments to ''Guest Salary Processing in SPARK"

ADD COMMENT
  1. well done....congrats for your effort.

    ReplyDelete
  2. Clear Notes.....that's enough for all....:-h

    g-)

    ReplyDelete
  3. Is it applicable for aided school guest teachers..We have pending payment from October 2014 please clarify

    ReplyDelete
    Replies
    1. ഏത് തരം താല്‍ക്കാലിക ജീവനക്കാരായാലും ഇനി മുതല്‍ ബില്ല് തയ്യാറാക്കേണ്ടത് സ്പാര്‍ക്ക് വഴിയാണ്. പഴയ കാലങ്ങളിലെ ബില്ലുകളും ഇതില്‍ തയ്യാറാക്കാം.

      Delete
  4. This comment has been removed by the author.

    ReplyDelete
  5. പഴയ ബില്ലുകൾ തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ, ഒാരോ മാസത്തേയും ബില്ല് പ്രത്യേകം പ്രത്യേകം തയ്യാറാക്കേണ്ടതുണ്ടോ?

    ReplyDelete
  6. വിണ്ടും ഒരു നല്ല്ലൊരു പോസ്റ്റ് കൂടി.
    PAT മൊഡ്യൂൾ ഇപ്പോളും ശരിയായി പ്രവർത്തിക്കുന്നില്ല. പ്രശ്നാങ്ങൾ ഉടൻ പരിഹരിക്കപ്പെടുമെന്ന് പ്രതിക്ഷിക്കാം

    ReplyDelete
  7. @ p.c. viswanathan sir,
    ഒരുമിച്ച് ചെയ്യാം

    ReplyDelete
  8. Many many Thanks Sir....prepared the bill easily Great effort Sir thanks

    ReplyDelete
  9. Thank You Sir.. Hats off HSSLive..

    ReplyDelete
  10. Sir, I am a Guest teacher in a newly sanctioned govt. higher secondary school. Here we 13 guest teachers only as hssts. HM is our Principal. There is no separate spark for HSS. Give your valuable suggestions to us for processing our bill through spark...

    ReplyDelete
    Replies
    1. Contact SPARK to add your office in SPARK..They will suggest the remaining procedure

      Delete
  11. Sir
    before this module came up in spark, we created PEN for guest teachers as directed by our treasury. Can we delete those PEN?

    ReplyDelete
  12. Sir,if a guest hsst junior teacher works in two schools how will he do for his salary proceedings in spark?

    ReplyDelete
    Replies
    1. സര്‍,ഈ മൊഡ്യുള്‍പ്രകാരം ഇപ്പൊ ഒരു താല്‍ക്കാലിക ജീവനക്കാരനെ ഒരു DDO യ്ക്കു മാത്രേ register ചെയ്യാന്‍ കഴിയൂ.ഒരു സ്കൂളില്‍ register ചെയ്തയാളെ മറ്റൊരിടത്ത് register ചെയ്യാന്‍വേണ്ടി ആധാര്‍ വെരിഫൈ ചെയ്യുമ്പോള്‍ 'An Employee with this aadhar number is already registered, Cannot proceed' എന്ന മെസ്സേജ് ലഭിക്കും.Register ചെയ്യാതെ PAT claim ചെയ്യാന്‍ പറ്റില്ല .

      Delete
  13. സർ ,
    ഈ മാസം മുതൽ ഗസ്റ്റ് ടീച്ചേർസ് സാലറി സ്പാർക് വഴി ആണല്ലോ .... ഞാൻ ഒരു സ്കൂളിൽ HSST ജൂനിയർ ആയും വേറൊരുVHSE സ്കൂളിൽ NVT GFC ആയും വർക്ക് ചെയ്യുകയാണ് ..... ആഴ്ചയിൽ 3 ദിവസം ഒരു സ്ഥലത്തും 2 ദിവസം vhse സ്കൂളിലും ... സ്പാർക് വഴി ബില് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുമ്പോൾ ഞങ്ങളെപ്പോലുള്ള അദ്ധ്യാപകർക്ക് ഏതെങ്കിലും പ്രശനം ഉണ്ടാകുമോ ,....ഇത്തരത്തിൽ ഒരുപാടു പേര് ജോലി ചെയ്യുന്നുണ്ട് എന്ന്നാണ് അറിയാൻ കഴിഞ്ഞത്
    പ്രവീൺ കാസറഗോഡ്

    ReplyDelete
  14. Sir,
    Claim entry delete ചെയ്തതിനു ശേഷം വീണ്ടും enterചെയ്ത് insert ചെയ്യുമ്പോൾ claim has already entered for the same month എന്ന message വരുന്നു.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Sir,Claim entry പൂര്‍ണമായും delete ചെയ്തുകാണില്ല.Claim entry പേജില്‍ ഇടതുസൈഡില്‍ ക്ലെയിംഎന്‍ട്രി ലിസ്റ്റ് ഇപ്പോഴുംകാണും.അത് സെലക്ട്‌ ചെയ്യുമ്പോള്‍ താഴെ കോളങ്ങളില്‍ വരുന്ന details ആവും ഡിലേറ്റ് ചെയ്തത്.ആ വിന്‍ഡോയില്‍ തന്നെ ഏറ്റവും താഴെയുള്ള"Delete claim" ക്ലിക്ക് ചെയ്‌താല്‍മാത്രേ ക്ലൈം എന്‍ട്രി പൂര്‍ണമായും Delete ആവൂ.

      Delete
  15. Is there any order existing for permit employ to work more than one school. If so pls refer the order No.

    ReplyDelete
  16. Madam,
    Claim entry പേജിൽ delete claim കൊടുത്തതാണ്

    ReplyDelete
    Replies
    1. sir,Claim entry പേജിൽ ഇടതുസൈഡിലായി ആ ക്ലെയിം ഇപ്പോഴും ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നുണ്ടോയെന്ന്‍ നോക്കു.ഉണ്ടെങ്കില്‍ അത് select ചെയ്തിട്ട് ഏറ്റവും താഴെയുള്ള"Delete claim" ക്ലിക്ക് ചെയ്യൂ.ഇത് ശരിയായി ചെയ്യാന്‍ പറ്റുന്നുണ്ട്.(Make bill,E-submission ഇവ ചെയ്തിരുന്നില്ലല്ലോ)

      Delete
  17. One of My Daily wagers claim 20 days as Junior wage and the remaining days claims senior scale. And another one Claims only 16 days How the salaries can be split up and claim

    ReplyDelete
    Replies
    1. സര്‍,Accounts-->Register Temporary employee പേജില്‍ Register ചെയ്ത ജീവനക്കാരുടെ ലിസ്റ്റ് കാണും.അതില്‍ ആ ജീവനക്കാരനെ select ചെയ്താല്‍ ജീവനക്കാരന്‍റെ വിവരങ്ങള്‍ കാണാം.അതില്‍ designation എന്നയിടത്ത് ആദ്യം HSST Jr കൊടുത്ത് Update ചെയ്തിട്ട് ജൂനിയര്‍ സ്കെയിലിലെ Claim bill എടുക്കുക,അപ്പോള്‍ claim entry പേജില്‍ From-To date ശരിയായി കൊടുക്കണം.പിന്നീട് വീണ്ടും Accounts-->Register Temporary employee പേജില്‍ നിന്നും അതേ ജീവനക്കാരനെ select ചെയ്ത് designation-HSST Sr ആക്കി Update ചെയ്ത് സീനിയര്‍ തസ്തികയിലെ Claim bill എടുക്കാം,claim entry പേജില്‍ From-To date കൊടുക്കുമ്പോള്‍ ശ്രദ്ധിക്കണം.

      Delete
  18. Very very useful. Thanks a lot sir.

    ReplyDelete
  19. Madam,
    Left side ൽ claim entry കാണുന്നില്ല,e submission ചെയ്തിട്ടില്ല,

    ReplyDelete
    Replies
    1. സര്‍,ഇനിയും പറ്റുന്നില്ലഎങ്കില്‍ ജില്ലാട്രഷറിയിലെ സ്പാര്‍ക്ക് ഹെല്‍പ്ഡസ്ക്കിന്‍റെ സഹായം തേടുകയോ info@spark.gov.in -ലേക്ക് മെയില്‍ ചെയ്യുകയോ ചെയ്യൂ.അവര്‍ക്ക് താങ്കളെ സഹായിക്കാന്‍ കഴിയും.

      Delete
  20. @ Reghu Sir,

    I think, if the claim is under the same head of account, it is better to include the claim details in the Sanction Order and process a single PAT bill for the whole month for an employee.

    ReplyDelete
  21. @ Rinesh sir,

    വിരോധമില്ലെങ്കിൽ ഡീറ്റെയിത്സ് മെയിലിൽ തന്നാൽ ചെക്ക് ചെയ്യാം
    muhammadap@gmail.com

    ReplyDelete
  22. ഒരാൾക്ക് ഒരെ മാസത്തിൽ രണ്ട് ബിൽ എടുക്കുന്നതിന് റം‌ല മാഡത്തിന്റെ വിശദീകരണം വളരെ നന്നായിരിക്കുന്നു. പക്ഷെ, അത് ശരിയാണോയെന്നും അതിന്റെ ആവശ്യമുണ്ടോയെന്നുമാണ് സംശയം

    ReplyDelete
    Replies
    1. സര്‍,രണ്ട് designation ആണെങ്കിലും proceedings-ല്‍ തുകയുടെ വിശദവിവരം കാണിച്ച് ഒറ്റ ബില്‍ എടുക്കുന്നതാണ് PAT-ന്‍റെ ഇപ്പോഴത്തെ അവസ്ഥയില്‍ നല്ലതെന്ന് എനിക്കും തോന്നുന്നു...ട്രഷറി തടസ്സം പറയില്ലെങ്കില്‍.

      Delete
  23. Expenditure Head of Account has to be 2202-02-109-86-00-01-01 TEMPORARY EMPLOYEES.

    ReplyDelete
  24. Dear SIr/Madam
    The problem of salary processing of guest teachers in newly allotted HSS is still not solved..
    No good support from Spark team..
    Please do update any news in this regard.. :(

    ReplyDelete
  25. This comment has been removed by the author.

    ReplyDelete
  26. സർ ,
    പുതിയതായി അനുവദിച്ച HSS സ്കൂളുകളിൽ HM തന്നെയാണ് Principal in chargeഒരേസമയം ഒരാൾക്ക് രണ്ട് DDOആയി പ്രവർത്തിക്കാൻ കഴിയില്ല എന്നാണ് SPARKൽ നിന്നും അറിയാൻ കഴിഞ്ഞത് ഈ സാഹചര്യത്തിൽ ഗസ്റ്റ് അധ്യാപകരുടെ ശമ്പളം എങ്ങനെ സ്പാർക്കിൽ നിന്നും എടുക്കും
    -JOSE, GVHSS Njekkad

    ReplyDelete
  27. Guest salary for the month august 2016 cannot pass in the sub treasury is any problem exist, new sysytem will not accept

    ReplyDelete
  28. when we try to "claim approval" a window message "you are not authorised" appears and nothing happens.pls help anybody

    ReplyDelete
  29. Anyone working in newly sanctioned school got ur salary this month through Spark or by hand???

    ReplyDelete
  30. What is the option if the temp employee had no aadhar?(as aadhar cannot be make strict to govt services)

    ReplyDelete
  31. He should obtain Aadhaar immediately

    ReplyDelete
  32. @ gvhssnjekkad

    സ്പാർക്കിൽ ജനറൽ എഡുക്കേഷൻ ഡിപ്പാർട്മെന്റിനു കീഴിൽ HSST ഡസിഗ്നേഷൻ ആഡ് ചെയ്താൽ തീരുന്ന പ്രശ്നമേയുള്ളൂ. അത് ശരിയായ രീതിയിൽ വേണ്ടപ്പെട്ടവർ സ്പാർക്ക് പി.എം.യു വിനെ ബോദ്ധ്യപ്പെടുത്താത്താണു ഇപ്പോളത്തെ പ്രശ്നം

    ReplyDelete
  33. PAT ബില്ലുകൾ ഈ മാസം 30 വരെ ട്രഷറികൾ മാന്വലായി സ്വീകരിക്കുന്നുമുണ്ട്

    ReplyDelete
  34. @ biju thumattu

    ഡ്രോയിങ് ഓഫീസറുടെ PEN ഉപയോഗിച്ചല്ല ലോഗിൻ ചെയ്തിരിക്കുന്നതെങ്കിൽ ഈ മെസ്സേജ് വരും

    ReplyDelete
  35. Fip substitutinte gross 50000 ithil ninnum income tax 2000 rs kurayakkannam appol billill net amount payable 48000 pakshe gross amount 500000 billil kannunnilla ennu paranchu bill madakki how to solve this

    ReplyDelete
  36. FIP substitute is appointed against a regular vacancy on a standard scale of pay with all allowances attached to that post. Hence, create a PEN for him as in the case of employment hands and process salary

    ReplyDelete
  37. Hospital Development Committee (HDC/HMC) staff inu ithu badhakamano

    ReplyDelete
  38. This comment has been removed by the author.

    ReplyDelete
    Replies
    1. ചോദ്യം വ്യക്തമല്ല .എങ്കിലും ബിൽ പാസ്സായാൽ പോലും സ്പാർക്കിൽ കയറി ശരിയായ അകൗണ്ട് നമ്പർ നൽകി സേവ് ചെയ്താൽ മതി.

      Delete
  39. സാർ
    നിലവിുള്ള റെഗുലർ ജീവനക്കാരുടെ Gust Salary എടുക്കാൻ അവരെ Temporary വീണ്ടും ആയി ചെയ്യേണ്ടതുണ്ടോ

    ReplyDelete
  40. നിലവിുള്ള റെഗുലർ ജീവനക്കാരുടെ Gust Salary എടുക്കാൻ അവരെ Temporary ആയി വീണ്ടും Ad ചെയ്യേണ്ടതുണ്ടേ

    ReplyDelete
    Replies
    1. Sir,Guest Salary- PAT Bill തയ്യാറാക്കണമെങ്കിൽ ......അവിടെ employe യെ സെലക്ട് ചെയ്യണമെങ്കിൽ temporary employee registration ചെയ്തിരിക്കണം.

      Delete
  41. സർ
    daily wage 6 മാസത്തെ ബില്ല് ഒന്നിച്ചെടുക്കാൻ പറ്റുന്നില്ല.
    ഓരോമാസത്തെയും വേറെ വേറെയാണ് വരുന്നത്.
    അതെങ്ങനെ ശരിയാകാൻ പറ്റും

    ReplyDelete
  42. This comment has been removed by the author.

    ReplyDelete
  43. Sir,
    can't get Bank statement.. shows "due drawn statement" instead of "Generate Bank Statement".. What I suppose to do?

    ReplyDelete

    Advertisement
  • To add an Emoticons Show Icons
  • To add code Use [pre]code here[/pre]
  • To add an Image Use [img]IMAGE-URL-HERE[/img]
  • To add Youtube video just paste a video link like http://www.youtube.com/watch?v=0x_gnfpL3RM