NEWS UPDATE

Menu

E-Submission of SPARK Bills

Update: Online submission of salary bills extended to WHOLE of KERALA. Circular No.36/2014 fin dtd 16.04.2014. 
Instructions were issued earlier that all the drawing and disbursing officers (DDOs) and self drawing officers (SDOs) drawing salary from the District treasuries and from all treasuries in Trivandrum and Ernakulam districts should e-submit the salary bills along with normal bills generated through spark. Now it has been decided to extend this system, hence it is directed that all the drawing and disbursing officers (DDOs) and self drawing officers (SDOs) drawing salary from the treasuries in the districts ( Kollam, Alappuzha, Pathanamthitta, Kottayam, Idukki, Thrissur, Palakkad, Malappuram, Kozhikkodu, Wayanadu, Kannur and Kasargode) shall e-submit the salary bills along with the normal bills generated through Spark, from the salary bill for April 2014 onwards. Read more for the detailed instructions for e-submission through Spark.

DDO Bills

Go to “Establishment Bill Type” and correct, if necessary, the 7 codes of the “Head of Account” of each Bill Type separated by hyphens as shown in the pictures below. No need to edit the SDO Bill Type.



Go to “Head Codes”, Select DDO Code and create the required head of accounts. DDOs operating multiple head of accounts should initialise each head of account. No duplicate head of account should be created. If there is more than one Bill Type with same head of account, only one head of account should be initialised under “Head Codes”.

The 7 codes starting from Major Head to Object Head should be identical in all respects and inserted as a string separated by hyphens under the Establishment Bill Type. Discrepancies will result in failure of “Making Bill” which is explained in the succeeding steps.



After processing the bill as usual, Go to “Make bill from Pay Roll”, Select DDO Code, Select the bill, Select the correct head of account and make the bill.



Go to “E-Submit Bill”. Select DDO Code, Select the appropriate bill and “Approve and Submit”.


Status of the submitted bill can be viewed under “View submitted bill”.

SDO Bills

Go to “Present Salary Details”.


Select “Yes” for “Credit Salary to Bank/TSB?” and set the TSB details.
Set the “Head Description” as shown below. 

The 7 codes should match with those under “Head Codes” which is explained under DDO Bills above. P/N and V/C codes also should be matching.

“Make Bill”, “E-Submit Bill”, “View submitted bills” etc. are the same as in the case of DDO Bills, except that SDO code should be selected instead of DDO code wherever applicable. 



After “Making the bill”, the processed bill will not be available for cancellation under “Cancel Processed Salary” until it is cancelled under the “Accounts” module.

“Made Bill” cannot be cancelled after it is e-submitted; until it is objected by treasury. But, it can be cancelled before e-submission.


Points to Remember

  • Presently, bills should be presented in hard copy also.
  • It is a good practice to e-submit the bills only after verifying the hard copy.
  • At present, only Monthly Salary Bills can be e-submitted; no Arrear Bills and Surrender Bills can be e-submitted.
  • While fetching the e-submitted bill at treasury, Treasury Software (TIS) cross-match the bill generated from spark with the data available at treasury database. If the validation fails, the bill will be objected and it has to be cancelled, re-processed and re-submitted after making necessary corrections.
  • For DDO bills, the DDO code and head of account in spark should be matching with those in treasury.
  • For SDO bills, the SDO code, DDO code, head of account and the dues in spark should be matching with those in treasury. If all things are correct at the SDO’s end, steps should be taken to make necessary corrections at the treasury.
  • SDO should select the option “Yes” for “Credit Salary to Bank/TSB?” in “Present Salary Details”
  • Incorrect PAN and TSB account details in spark/treasury database may lead to failure in SDO bill validation.

About Author:

Muhammad A P. Govt. Law College, Kozhikode is a SPARK expert who enjoys writing articles on SPARK. He is our star contributor and author. If you have any query regarding SPARK and Salary Processing then feel free to ask.

Related Downloads
Implementation of SPARK: Online submission of salary bills extended to whole of kerala.Circular No.36/2014 fin dtd 16.04.2014
E-Submission of Salary Bills(PDF Format). Help file by Muhammed A.P
SPARK- Updation and validation of data ; Instructions issued.Circular No 25/2014/Fin Dated 17/03/2014
Online submission of Salary Bills .Circular No 23/2014/Fin Dated 13/03/2014
E-Submitted Salary Bills. Circular No.78/2013/Fin Dated 17/10/2013.
Instructions to DDOs
Instructions to SDOs

Share This:

We need you to spread education. Join this effort to contribute, to learn or just to share your knowledge. For more details, please follow the link Share Your Knowledge.

51 comments to ''E-Submission of SPARK Bills"

ADD COMMENT
  1. pls avoid hard copies of the bills.expecting it soon........................

    ReplyDelete
  2. ഓണ്‍ലൈനായി സമര്‍പ്പിക്കുന്നതിനോടൊപ്പം നാളിതുവരെ തുടര്‍ന്നു വന്ന രീതി അനുസരിച്ച് സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്നും ലഭിക്കുന്ന ശമ്പള ബില്ലിന്റെ പകര്‍പ്പുകൂടി (ഹാര്‍ഡ് കോപ്പി) അതത് ട്രഷറികളില്‍ സമര്‍പ്പിക്കണം.

    ReplyDelete
  3. sir,
    we cannot update the enchasment details with the data available from treasury

    ReplyDelete
  4. sir.
    we cannot update the enchasment details with the data available from treasury

    ReplyDelete
  5. Head of Accountil എത്ര അക്കം കാണണം.2202-02-110-94-01എന്നആണ് നമ്പര്‍ എങ്കില്‍ മിച്ചമുള്ള കളങ്ങളില്‍ എന്ത് ഇടണം?

    ReplyDelete
  6. E-submit ചെയ്ത ബില്‍ ട്രഷറിയില്‍ reject ആയാല്‍ ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍ എന്തെല്ലാം?processing-cancelled process salary-മാത്രം ചെയ്താല്‍ മതിയോ?

    ReplyDelete
  7. @ St.Sebasians HSS
    സർ;
    മാർച്ച് 20 വരെ മൂന്ന് നാല് ദിവസം ഇ-സബ്മിഷൻ സാദ്ധ്യമായിരുന്നില്ല. ആ സമയത്ത് എൻ‌കാഷ്മെന്റ് ഡീറ്റെയിൽ‌സ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാനും പ്രയാസമുണ്ടായിരുന്നു. ഇപ്പോളും അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാനാകുന്നില്ല എന്നാണോ?
    ഇത്തരം ചില പ്രശ്നങ്ങൾ തൽക്കാലത്തേക്ക് ഉണ്ടാകാറുണ്ടെങ്കിലും ഉടൻ പരിഹരിക്കപ്പെടാറുണ്ട്.
    ട്രഷറിയിൽ നിന്നുള്ള വിവരങ്ങൾ അപൂർണ്ണമാണെങ്കിൽ അവ ശരിയായി ചേർത്ത് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാനും കഴിയാറുണ്ട്.

    ReplyDelete
  8. @ sreekanth.t.v

    സർ;
    ആദ്യത്തെ 4 കോഡുകളുടെ പൊരുത്തം മാത്രമെ ഇപ്പോൾ പരിശോധിക്കപ്പെടുന്നുള്ളൂ എന്നതിനാൽ 2202-02-110-94-00-00-00 എന്ന് ചേർത്താലും ഇ-സബ്മിഷൻ വാലിഡേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടും.
    എന്നാൽ 2202-02-110-94-00-01-00 എന്ന് ചേർക്കുന്നതാണ് ഏറ്റവും ഉചിതവും, Salary, Wages ബില്ലുകളെ തിരിച്ചറിയുന്നതിന് സഹായകരവുമെന്നാണ് എന്റെ അഭിപ്രായം.

    ReplyDelete
  9. @ sreekanth.t.v

    സർ;
    ഒബ്ജക്ട് ചെയ്യപ്പെട്ട ബില്ലുകൾ ആദ്യം Make Bill from Pay Roll ന് താഴെ Cancel ചെയ്യണം. അതിന് ശേഷം മാത്രമെ Cancel Processed Salary യിൽ കാൻസൽ ചെയ്യാനാകൂ.

    ReplyDelete
  10. In "make bill from pay roll".i cant select bill type name.i can see only "select " but nothing like PAYBILL.

    ReplyDelete
  11. Sir;
    You should process the bill first

    ReplyDelete
  12. @Muhammad A P
    sir
    ഞാന്‍ മാര്‍ച്ചിലെ ബില്‍ process ചെയ്തതിനു ശേഷമാണു"Make bill from pay roll"ഇല്‍പോയി bill type സെലക്ട്‌ ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിച്ചത്‌.s.elect bill കോളത്തില്‍ ബില്ലിന്‍റെ പേരുണ്ട് പക്ഷെ അതുകഴിഞ്ഞുള്ള bill type ടാബിനു കീഴിലുള്ള option സെലക്റ്റ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ അവിടെ ഒരു പേരും കാണുന്നില്ല (select എന്ന് മാത്രമേ കാണുന്നുള്ളൂ

    ReplyDelete
  13. മുഹമ്മദ്‌ സാറെ ഇതുമായി ബന്ധപെടാത്ത മറ്റൊരു ചോദ്യം!.ഹാഫ് pay ലീവ് എടുത്തവരുടെ DA അരീയര്‍ എടുക്കുമ്പോള്‍ minus വരുന്നല്ലോ!!!!!!എന്ത് ചെയ്യും?

    ReplyDelete
  14. sreekanth സർ;
    ബിൽ സെലക്ട് ചെയ്യുന്നതോടെ, Bill Type തനിയെ സെലക്ട് ചെയ്യപ്പെടുന്നതായാണ് കാണുന്നത്. Initialisation ൽ Bill Type സെറ്റ് ചെയ്യപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കുക. ഇല്ലെങ്കിൽ, ഹെല്പ് സെന്ററുമായി ബന്ധപ്പെടേണ്ടി വരുമെന്നാണ് തോന്നുന്നത്.

    ReplyDelete
  15. sreekanth സർ;
    അരിയർ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിൽ; ഡ്യൂ, ഡ്രോൺ, എവിടെയാണ് പിശകെന്ന് വ്യക്തമാക്കാമോ?

    ReplyDelete
  16. Dear Muhammad Sir,

    How do i intialize the Pf in spark?Pls reply.

    Dileep

    ReplyDelete
  17. Muhammad Sir,
    When clicking Pf ,the message is kindly intialise pf details.
    Pls clarify sir
    Dileep

    ReplyDelete
  18. സാലറി deduction schedules processed salary യിൽ കിട്ടുന്നില .ബില്ലിന്റെ ഹാര്ഡ് കോപ്പി യ്കൊപ്പം deduction schedules കോപ്പി വെയ്കെണ്ടാതില്ലെ ..:?
    jayakumar

    ReplyDelete
  19. Dileep സർ;
    PF Balance Updation ൽ ഏതെങ്കിലും ഒരു തിയ്യതിയിലുള്ള ബാലൻസ് ചേർത്ത ശേഷമെ PF Query പ്രവർത്തനക്ഷമമാകുകയുള്ളൂ. സാലറി ബിൽ പ്രൊസസ്സ് ചെയ്യുന്നതനുസരിച്ച് വരിസംഖ്യ, ലോൺ തിരിച്ചടവ് തുടങ്ങിയവ ഉൾപ്പെടുത്തിക്കൊണ്ട് പി.എഫ് അക്കൌണ്ട് വിശദാംശങ്ങൾ PF Query യിൽ ലഭിക്കും. പലിശയും മറ്റും മാന്വലായി ഉൽപ്പെടുത്തേണ്ടതിനാൽ വലിയ പ്രയോജനമുണ്ടെന്ന് തോന്നുന്നില്ല.
    (SDO Interface ൽ PF Balance Updation സാധിക്കുന്നില്ല. PF Query (Provident Fund) മാത്രമെയുള്ളൂ. എന്നാൽ, SDO അറ്റാച്ച് ചെയ്തിരിക്കുന്ന ഓഫീസിൽ നിന്നും അയാളുടേ PF Balance Updation നടത്താനാകും)

    ReplyDelete
  20. Jayakumar സർ;
    മാർച്ച് മാസം മുതൽ SDOക്ക് പഴയ പോലെ പ്രത്യേകം ഷെഡ്യൂളുകൾ ആവശ്യമില്ല.
    ഈ സർക്കാർ ഉത്തരവ് വായിച്ചാൽ കൂടുതൽ മനസ്സിലാക്കാം.

    ReplyDelete
  21. @Muhammad A P
    അരീയര്‍ സ്റ്റെമെന്റില്‍ due വിലാണ് പിശക്

    ReplyDelete
  22. സർ;
    ഇന്ന് ഫോണിലൂടെ കുറെയാളുകൾ ഈ പ്രശ്നം പറഞ്ഞിട്ടുണ്ട്. ലോഗിൻ ചെയ്ത് പരിശോധിച്ചിട്ടില്ല.. സാലറി ഡ്യൂ സൈഡിൽ ഫുൾ ഡി.എ ലഭിക്കേണ്ടതിന് പകരം ബേസിക് പേ ക്ക് അനുസൃതമായ ഡി.എ വരുന്നതായാണ് മനസ്സിലാക്കുന്നത്. ലീവ് എൻ‌ട്രി ശരിയാണെങ്കിൽ, മുമ്പുണ്ടായിരുന്നതും പിന്നീട് പരിഹരിക്കപ്പെട്ടതുമായ ഈ പ്രശ്നം വീണ്ടും വന്നതായി കരുതാം, കൂടുതലാളുകൾ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നതനുസരിച്ച് വേഗത്തിൽ പരിഹരിക്കപ്പെടുമെന്ന് കരുതാം.

    ReplyDelete
  23. make bill ചെയ്തപ്പോള്‍ "Head of account given in the Bill details (which is printed in the Bill) does not match the head of account selected. Please correct the Head of account and try again."എന്ന മെസ്സേജ് വന്നു.Esst:bill details ഇല്‍ കൊടുത്തിരിക്കുന്ന നമ്പര്‍ 2202-02-110-94-01ഉംaccounts-intialisation-headcodesഇല്‍ കൊടുത്ത നമ്പര്‍2202-02-110-94-01-൦൦-൦൦വുമാണ്.ഇതാണോ കാരണം.ഇത് തിരുത്തണംഎങ്കില്‍ ഇപ്പോള്‍ prepare ചെയ്ത ബില്‍ ക്യാന്‍സല്‍ ആക്കണമോ?ബില്‍ ക്യാന്‍സല്‍ ആക്കാതെ ഇത് തിരുത്തിയപ്പോള്‍ message from treasurry wrong head account എന്ന് വരുന്നു?എവിടെയെക്കെയാണ് പ്രശ്നങ്ങള്‍.

    ReplyDelete
  24. ഇക്കാര്യം പോസ്റ്റിൽ പ്രത്യേകം പറഞ്ഞിട്ടുണ്ടല്ലോ?
    തിരുത്തിയ ശേഷം ബിൽ കാൻസൽ ചെയ്ത് വീണ്ടും പ്രൊസസ്സ് ചെയ്യണം.
    രണ്ടാമത്തെ മെസ്സേജിന് കാരണം ട്രഷറിയിലെ പിശക് ആവാനും സാദ്ധ്യതയുണ്ട്.

    ReplyDelete
  25. The PF Loan instalment no was not correct in new bill form .Can I correct this?

    ReplyDelete
  26. Direct Editing of Loan details has been disabled. Existing loan has to be closed and a new loan is to be inserted with correct installment number.

    ReplyDelete
  27. Sir,
    It is not explained anywhere in the spark help files and it has no significance in the Head Codes settings at present. Hence, 0,1,2 or any number can be assigned for it.
    I think it is the Demand (ധനാഭ്യർത്ഥന) number in the Demand for Grants in the Budget.
    The Demand number for Education, Sports, Art and Culture in the budget is 17.
    ie. General Education, Higher Secondary, Collegiate Education, Technical Education, etc. all come under Grant. no. 17

    ReplyDelete
  28. I think Head Of Account in this format is correct

    (majh-smh-minh-subh-ssh-deth-objh)
    ( 2202-02-110-94-00-01-00 )

    ReplyDelete
  29. Sir,
    While making bill from payroll for PTS (contingent employee) in the dropdown menu of bill type only PAYBILL is appearing ,where should I make correction so that Contingent bill appears in the menu,kindly advice.

    ReplyDelete
  30. Sir;
    No problem; you can proceed with Pay Bill

    ReplyDelete
  31. Sir
    I have a problem In SPARK e-bill . When i click on MAKE BILL of MAKE BILL FROM PAY ROLL a message box appears" SDO details not correct , contact treasury"I approached treasury and verified and allmost all details are correct ( designation in treasury details is" Higher secondary School Teacher " and Designation in spark is HSST Senior Zoology. Treasury said they have given "Higher secondary School Teacher" for all HSS teachers and hence it will not be a problem and no need to change)In my case the problem is still same , the same message (SDO details not correct , contact treasury) appears again and again. Again I approached treasury and they said they are helpless and my e-submission failed. Kindly help me to overcome this problem. I have already entered service , personal and contact and all necessary details in SPARK. Please help me.

    ReplyDelete
  32. Sir,
    It is the treasury to take necessary actions to solve this type of problems in the Spark Integration software.

    ReplyDelete
  33. Muhammed sir ,
    Thanks , i have one more doubt, Treasury means whole treasury department or treasury from which i am drawing salary

    ReplyDelete
  34. e-submit ചെയ്ത ബില്‍ treasury ഒബ്ജറ്റു ചെയ്യാതെ നമുക്ക് ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യാന്‍ പറ്റില്ലേ ? ഞാന്‍ ഒരു ബില്‍ സബ്മിറ്റ് ചെയ്തു.ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യാന്‍ നോക്കിയപ്പോള്‍ അവിടെ ബില്‍ details ഒന്നും കാണുന്നില്ല.

    ReplyDelete
  35. Sir,
    Please read the post.

    “Made Bill” cannot be cancelled after it is e-submitted; until it is objected by treasury. But, it can be cancelled before e-submission.

    ReplyDelete
  36. Sir,
    How to effect DDO chage in SPARK?

    ReplyDelete
  37. Sir;
    Send Form No.3 to info@spark.gov.in

    ReplyDelete
  38. Can we Esubmit Salary arrear bill processed......

    ReplyDelete
  39. Sir,Is there any provision to recorrect the drawn salary of previous months? (In case of Audit Objection refund or any other reason)

    ReplyDelete
  40. Update through "Manually Drawn Salary"

    ReplyDelete
  41. sir
    മാര്‍ച്ചിലെ ബില്‍ ഈ സുബ്മിറ്റ്‌ ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിച്ചപ്പോള്‍ Make biil from pay roll ല്‍,head account ഇല്‍ select മാത്രമേ ഉള്ളു.ഈ വര്‍ഷവും പണ്ട് ചെയ്തതുപോലെ ആദ്യം മുതല്‍ ചെയ്യണമോ?ഹെഡ് ഓഫ് അക്കൗണ്ട്‌ വീണ്ടും നല്‍കണമോ?

    ReplyDelete
  42. ഓരോ സാമ്പത്തികവർഷത്തിന്റെയും തുടക്കത്തിൽ ഹെഡ് ഓഫ് അക്കൌണ്ട് പുതുതായി ചേർക്കേണ്ടി വരുന്നു. എന്തിനു വേണ്ടിയാണ് ഇങ്ങനെ സെറ്റ് ചെയ്തിരിക്കുന്നത് എന്ന് വ്യക്തമല്ല.

    ReplyDelete
  43. സര്‍,
    e submit ചെയ്യാന്‍ നോക്കിയപ്പോള്‍ ,invalued DDO TSB Account number please update it and submit എന്ന് കാണുന്നു,എന്ത് ചെയ്യണം എങ്ങനെ ചെയ്യണം.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Login to SPARK and then Administration ..> Special TSB account of DDO ..> Select DDO.
      TSB Account No. displays. Update it
      Then try to e-submit bill

      Delete
    2. I retired on 31.05.2016 as DDO. But my last Month salary generated after 01.06.2016. Now DDO is an another person. Hence Bill generated from his own name. I cant signed that Bill. Can this bill submitted to treasury without counter sign my superior officer through the present present DDO.

      Delete
  44. You cannot sign any paper in the capacity of DDO after your retirement

    ReplyDelete
  45. Sir
    ടെർമിനൽ സാറണ്ടർ 6%DA പ്രകാരം വാങ്ങിച്ചു അതിൻറെ 3% DA അരിയർ എങ്ങിനെയാണെടുക്കുക

    ReplyDelete

  • To add an Emoticons Show Icons
  • To add code Use [pre]code here[/pre]
  • To add an Image Use [img]IMAGE-URL-HERE[/img]
  • To add Youtube video just paste a video link like http://www.youtube.com/watch?v=0x_gnfpL3RM